Telemetria i systemy zarządzania przedsiębiorstwem – Vendim i Evendo 

 

Telemetria i systemy zarządzania przedsiębiorstwem – Vendim i Evendo

Spis treści:

Co jest kluczowe w zarządzaniu firmą vendingową i nie tylko?

W efektywnym zarządzaniu nowoczesnym przedsiębiorstwem vendingowym coraz bardziej kluczowe znaczenie ma wybór odpowiednich rozwiązań. Dostępne dziś systemy i narzędzia technologiczne pozwalają na ogromną redukcję kosztów i świetną organizację procesów, a zwłaszcza logistyki w naszych firmach i przedsiębiorstwach.

 Niezwykle ważnym elementem prowadzenia biznesu jest możliwość bieżącej analizy danych płynących ze wszystkich automatów w naszej firmie. Jest to sprawa tym bardziej ważna, jeśli w firmie pojawia się 10 automatów sprzedających i więcej.

Dlatego coraz chętniej do obsługi automatów stosowane są specjalne systemy telemetryczne, które w vendingu nie tylko pomagają skutecznie kontrolować biznes i działanie firmy, ale również dają wymierną przewagę nad konkurencją.

Na rynku dostępne są różne rozwiązania telemetryczne proponowane przez różnych producentów. Generalnie wszystkie służą do tych samych celów, a ich działanie sprowadza się zdalnej kontroli floty automatów, zarządzania procesami logistycznymi i – mówiąc w skrócie – dzięki nim cały biznes mamy 24 godziny w kieszeni z wszystkimi istotnymi szczegółami cały czas w smartfonie.

Przedstawiamy najpopularniejsze oblicza telemetrii dla firm operatorskich od wiodących dostawców urządzeń i oprogramowania telemetrycznego dedykowanego do obsługi automatów sprzedających.

System zarządzania przedsiębiorstwem EVENDO

System zarządzania Evendo to polskie rozwiązanie – kompleksowy kombajn stworzony z myślą o potrzebach każdego przedsiębiorstwa vendingowego. Oferuje szereg niezbędnych funkcji ułatwiających życie każdej firmie obsługującej automaty vendingowe, które przynoszą realne i wymierne korzyści zarówno w codziennej pracy, jak też w kieszeni przedsiębiorców.

I mimo bogactwa oferowanych opcji, cały system pozostaje zaskakująco przejrzysty oraz bardzo intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Nawet nowy użytkownik, który nie ma jeszcze wprawy, ani doświadczenia, potrafi tutaj w dość krótkim czasie przyswoić sobie sposób działania systemu i funkcji poszczególnych modułów.

Jest to element filozofii tego producenta, który ma na względzie również takie sytuacje jak na przykład pojawienie się w firmie nowego pracownika i konieczność jego szybkiego przeszkolenia.

Tutaj ujednolicona nawigacja i prostota sprawiają, że każdy serwisant jest w stanie wręcz intuicyjnie zrozumieć konstrukcję systemu i funkcjonalność wszystkich jego elementów.

Jednak poza przyjazną obsługą, wydaje się, że aspekty techniczne telemetrycznego systemu zarządzania Evendo w praktyce są bardziej istotne. Dlatego przyjrzyjmy się co konkretnie oferuje nam propozycja firmy Evendo.

Elementy systemu telemetrii Evendo

Aplikacja główna

Aplikacja główna – jak sama nazwa wskazuje – jest podstawowym elementem całości, w obrębie której pracują wszyscy pracownicy w danej firmie, zgodnie z zakresem obowiązków każdego z nich.

Aplikacja główna gromadzi i przetwarza dane przesyłane z automatów sprzedających, a także od pracowników/serwisantów, którzy działają w terenie. Ta podstawowa część systemu obejmuje pełną funkcjonalność całego systemu. Można ją obsługiwać zdalnie, on-line z dowolnej lokalizacji – za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Aplikacja Evendo mobile

Aplikacja Evendo mobile to narzędzie przeznaczone dla serwisantów do pracy w terenie. Ze względu na swoją funkcję jest szybka i intuicyjna. Zastosowanie serwera wymiany danych pozwala na integrację aplikacji Evendo mobile z aplikacją główną.

I posiada ona pełną funkcjonalność, jaka niezbędna jest do wykonywania codziennych czynności i realizacji procesów w przedsiębiorstwie z udziałem pracowników terenowych. Dzięki niej działanie wszystkich lokalizacji może nieustannie kooperować z „centrum dowodzenia” biznesem.

Modem telemetryczny GSM

Modem telemetryczny to hardware’owy element systemu telemetrii, który fizycznie instalowany jest w automatach vendingowych. Wprawdzie stosowany jest on opcjonalnie, gdyż wymaga dodatkowej inwestycji w zakup sprzętu i cały system może działać bez niego.

Jednak zastosowanie modemów telemetrycznych wprowadza możliwości istotnie usprawniające funkcjonalność całego systemu. Dzięki niemu mamy możliwość między innymi: zdalnego monitorowania bieżącej sprzedaży, poprawności działania poszczególnych maszyn w terenie, obiegu gotówki, zdarzeń alarmowych itd. 

Telemetria czy ręczne zarządzanie firmą

System Evendo oferuje dwa różne tryby działania swojego systemu: z zastosowaniem telemetrii lub bez niej.

Korzystanie ze wszystkich dobrodziejstw telemetrii wymaga zakupu modułów telemetrycznych, które nie należą do urządzeń najtańszych. Ze względu na ten koszt, który może okazać się dość pokaźny w przypadku większej ilości automatów w firmie, wciąż znaczna część operatorów waha się z decyzją o takiej inwestycji. Dlatego rozwiązanie to nie jest jak dotąd zbyt popularnym rozwiązaniem.

Jednak firma Evendo znając rynek vendingowy w Polsce i oczekiwania przedsiębiorców, przygotowała także opcję alternatywną. Opcja ta przygotowana jest w taki sposób, aby cały system mógł funkcjonować bez użycia modułów telemetrycznych. I nawet wówczas zapewnia on kompleksową funkcjonalność oraz kontrolę wszystkich procesów w firmie.

Co więcej, rozwiązanie takie pozwala na instalację modułów tylko w wybranych maszynach – a jednocześnie objęcie systemem zarządzania Evendo całej floty automatów. Dzięki temu system Evendo jest na tyle elastyczny, że każdy operator może dostosować go do własnych indywidualnych potrzeb.

Zatem cały system zarządzania przedsiębiorstwem może w pełni sprawnie funkcjonować z telemetrią lub bez niej. A główną różnicą z tym związaną jest po prostu sposób przekazywania informacji wewnątrz firmy i przede wszystkim szybkość przepływu pożądanych danych pomiędzy poszczególnymi automatami sprzedającymi a centralą firmy. Ta ostatnia cecha wydaje się być kluczowa i szczególnie odczuwalna bywa zwłaszcza w obszarze logistyki.

Instalacja w automatach modemów GSM, które działają w trybie on-line pozwala na ciągłe monitorowanie i analizę szeregu na bieżąco napływających danych, takich jak:
  • ilość sprzedanych sztuk produktów
  • wartość sprzedanych produktów
  • stan magazynowy – zapasy produktów
  • ilość gotówki znajdującej się w maszynie (wrzutnik monet/zasobnik na banknoty)
  • powiadomienia o braku produktów w automacie
  • powiadomienia o sytuacjach wymagających szybkiej interwencji serwisu technicznego (np. brak zasilania, uszkodzenie maszyny itp.)
  • sygnały krytyczne (awaria, akty wandalizmu itp.)
Tymczasem automaty sprzedające, które nie zostały wyposażone w modemy GSM, mogą zostać objęte systemem jedynie w trybie offline. Wprawdzie cały system zarządzania może w takim wypadku działać równie funkcjonalnie. Wymaga to jednak stałego wykonywania przez pracowników firmy dodatkowych czynności.

Pracownicy firmy / serwisanci otrzymują w tym celu narzędzia w postaci smarfona z mobilną aplikacją Evendo. Dzięki temu serwisant może z użyciem tej aplikacji wprowadzać dane ręcznie podczas wizyty przy automacie. W ten sposób do centrali firmy napływają informacje o ilości sprzedanych produktów oraz wielkości przychodów gotówkowych.

Zatem – jak wszystko – każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Opcja systemu Evendo w wersji bez modułów telemetrycznych wprawdzie działa mniej automatycznie, a zarządzanie przepływem informacji nie działa tak szybko i sprawnie. Jednak w zamian dostępna jest dla każdego operatora w niższej cenie, ponieważ nie wymaga zakupu dodatkowych urządzeń.

A do tego może być zastosowana do dosłownie każdego modelu automatu, nawet bardziej „wiekowego”, który być może nawet nie byłby kompatybilny z nowszą technologią, gdyż instalacja modułów GSM w takich przypadkach mogłaby się okazać zwyczajnie niemożliwa z prostych przyczyn technicznych.

Podsumowując tą część artykułu… proponowane przez Evendo rozwiązanie jest w rzeczywistości kompleksowym systemem o wieloaspektowej funkcjonalności, który pozwala na pełne zarządzanie biznesem vendingowym w zakresie potrzeb chyba każdego przedsiębiorstwa vendingowego.

Wyczerpująca analiza wszystkich jego elementów wymagałaby znacznie szerszego opracowania i osobnej publikacji. Jednak na potrzeby niniejszego artykułu opisujemy dziś wszystkie aspekty tego rozwiązanie w sposób możliwie szczegółowy, lecz zgodnie z dostępną tutaj objętością.

Moduły systemu Evendo oraz oferowane funkcje

Urządzenia

W module możemy kontrolować pełne zestawienie wszystkich pracujących w naszej firmie automatów sprzedających łącznie z ich wrzutnikami. Z tego miejsca możemy przetwarzać zestaw następujących informacji:
  • Informacje podstawowe, czyli producent i model maszyny, tryb jej pracy, lokalizacja punktu sprzedaży oraz kontrahent, z którym mamy zawartą umowę o dzierżawę powierzchni pod instalację automatu, pracownik/serwisant wydelegowany do obsługi danej maszyny.
  • Ilość oferowanych w automacie wyborów oraz lista produktów w nich umieszczonych, ceny poszczególnych produktów, receptury i składniki w przypadku produktów takich jak np. kawa z mlekiem itp.
  • Historia. Ten panel obejmuje zestaw informacji i zdarzeń takich jak przeniesienie maszyny do innego punktu handlowego, zestawienie wypłat gotówki oraz dostaw towaru.
  • Ilość oraz wartość wygenerowanej przez dane urządzenie sprzedaży.

Obsługa urządzeń

Moduł ten służy do kontrolowania wszystkich procesów w zakresie funkcjonowania maszyn:
  • Instalacja maszyny vendingowej w określonej lokalizacji, serwis maszyny, relokacja.
  • Bieżące czynności obsługowe, takie jak regularne dostarczanie towaru, wypłaty gotówki, zmiany cen poszczególnych produktów, wdrażanie i modyfikacja layoutów, sprzedaż pilotażowa.
  • Inwentaryzacje magazynów w obrębie automatów oraz pracowników.
Wyżej opisane czynności realizować można w samym systemie, ale również z poziomu samej mobilnej aplikacji dla serwisantów, o której w dalszej części zdradzimy nieco więcej szczegółów. 

Towary i magazyny oraz operacje magazynowe

Są to kolejne moduły systemu, które służą do sprawnego zarządzania zasobami towarowymi w naszej firmie. Stany magazynowe, bieżące zmiany, przepływy, transakcje oraz dokumenty – wszystkie informacje niezbędne w tym obszarze działania biznesu znajdziemy w tym modułach, gdzie możemy je bezbłędnie przetwarzać i kontrolować.
  • Zakup towaru i przyjęcie na magazyn (PZ)
  • Sprzedaż do kontrahentów (WZ)
  • Rozchody wewnętrzne, straty (RW)
  • Przychody wewnętrzne (PW)
  • Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
  • Inwentaryzacji magazynów – z uwzględnieniem magazynu głównego, oddziałów oraz pracowników.

Operacje kasowe

Moduł ten jest niezbędny do analizy i zarządzania finansami przedsiębiorstwa i bieżącego kontrolowania wszystkich przepływów. Znajdujemy tutaj bardzo czytelną prezentację, z której sprawnie dowiadujemy się gdzie przepływają poszczególne kwoty wewnątrz firmy. Raporty rozliczeń wypłat gotówki z automatów, rozliczenia pracowników oraz operacje gotówkowe do/z budżetu firmy oraz bilanse – pełna mapa wszystkich „wędrówek” gotówki w naszym biznesie znajduje się tutaj pod pełną kontrolą.

Analizy

Moduł ten jest bardzo przydatnym interfejsem stworzonym do przetwarzania i analizowania danych wewnątrz firmy. Pozwala to na uzyskanie przejrzystego obrazu sytuacji i stałą optymalizację różnorodnych czynników oraz procesów. Analizujemy tutaj dane w zakresie takich kategorii jak:
  • wielkość sprzedaży z uwzględnieniem poszczególnych okresów czasu, automatów, serwisantów, kontrahentów (lokalizacji)
  • Stany magazynowe na poziomie automatów, magazynów oraz pracowników
  • Stan gotówki w maszynach i u obsługujących je serwisantów
  • analizy odchyleń inwentaryzacji wszystkich magazynów
Każdy rodzaj pozyskanego w tym module raportu można zapisać w postaci niezależnego pliku PDF lub csv. Natomiast wewnątrz aplikacji możemy tworzyć zestawienia analizowanych danych w formie czytelnych wykresów.

Kontrahenci

Jest to panel, w którym gromadzimy bazę kontaktów, informacji o kontrahentach i naszych partnerach biznesowych, a także lokalizacji punktów handlowych, w których pracują nasze automaty.

Alarmy

Jest to centrum zarządzania sytuacjami alarmowymi. Tutaj ewidencjonowane są wszelkie incydenty związane z błędnym działaniem automatów sprzedających, alarmów braku towaru w maszynach, stanach gotówki i podobne zdarzenia o istotnym znaczeniu.

Mapy

Ten moduł jest bardzo przydatny z punktu widzenia organizacji logistyki. Możemy tutaj zapanować nad odległościami między punktami handlowymi oraz lokalizacją aktualnego miejsca pobytu serwisantów. Pozwala to również na trafną ocenę czasu niezbędnego na przejazd i serwis naszych automatów, ustalanie najlepszych tras przejazdu, a także optymalizowanie kosztów z tym związanych.

Komunikator wewnętrzny

Jest to moduł, dzięki któremu pracownicy przedsiębiorstwa mogą się między sobą bezpłatnie kontaktować. Jest to tym bardziej przydatne, że znaczna część pracowników mnóstwo pracy wykonuje w terenie. Funkcja ta działa na smartfonach przy zastosowaniu aplikacji Evendo mobile.

Ustawienia

Jest to funkcja, która służy do ustalania pracownikom firmy uprawnień dostępowych. W tym miejscu przyznajemy użytkownikom systemu odpowiedni status oraz zakres dostępu do poszczególnych informacji przetwarzanych w całym systemie. Istnieje możliwość personalizacji uprawnień dostępowych dla każdego pracownika indywidualnie.

Evendo mobile

Evendo mobile jest aplikacją na telefony z systemem Android, przeznaczoną dla pracowników firmy vendingowej, którzy pracują w terenie. Aplikacja ta jest zintegrowana z całym systemem zarządzania i opracowana z myślą o codziennych czynnościach serwisantów. Dostępna jest bezpłatnie i można ją pobrać w sklepie Play. Jej funkcje to:
  • instalacja i deinstalacja maszyny oraz jej przeniesienie do serwisu
  • bieżące czynności obsługowe, takie jak towarowanie automatów, wypłaty gotówki, ewidencja stanów licznika, zamówienia produktów, zmiany cen produktów
  • Kontrolowanie stanów magazynu własnego (pracownika) w kontekście stanów zatowarowania automatów
  • Inwentaryzacja własnego magazynu oraz podległych maszyn
  • Wewnętrzny komunikator do kontaktów z innymi pracownikami w firmie.

Przyszłość i rozwój systemu Evendo

Mobilne płatności bezgotówkowe

W planach jest rozbudowa systemu zarządzania przedsiębiorstwem Evendo o kolejne funkcjonalności. Jedną z nich są mobilne płatności bezgotówkowe. Ta nowa opcja umożliwi akceptację płatności bezgotówkowych w maszynach vendingowych bez potrzeby stosowania osobnych terminali. Jest to funkcja z pewnością wyczekiwana przez wielu operatorów, zważywszy na rosnącą liczbę użytkowników plastikowego pieniądza.

Moduł zdalnego zarządzania automatami

Dzięki temu operator vendingowy zyska możliwość organizowania różńych akcji i wpływania na określone zmiany w działaniu automatów – bez wychodzenia z biura (lub z domu). Taki moduł pozwala na przykład na okresową zmianę cen (promocje) lub realizować zgłoszenia reklamacyjne w trybie natychmiastowym.

Telemetria w chmurze

System Evendo działa w tak zwanej chmurze. Decyzję o wykorzystaniu takiego właśnie systemu informatycznego podejmuje od pewnego czasu coraz więcej firm działających w różnych branżach. Rozwiązanie to pozwala na efektywną optymalizację kosztów, ze względu na redukcję kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem infrastruktury oraz informatyków. Serwery Evendo odznaczają się również bezpieczeństwem danych dzięki odpowiedniemu software’owi, certyfikatom i back-upom na wielu macierzach dyskowych. Ponadto z uwagi na kwestie funkcjonalne – zawsze dostępne mamy najnowsze aktualizacje oprogramowania tego systemu telemetrycznego i mamy do niego dostęp z każdego miejsca na naszej planecie, nie zważając na zakres obsługi oferowanej przez naszego dostawcę Internetu.

Ile to wszystko kosztuje

Dla operatora vendingowego korzystanie z systemu zarządzania firmą operatorską Evendo wiąże się następującymi kosztami, które składają się z trzech elementów wymienionych poniżej.
  • Comiesięczna opłata abonamentowa. Jej wysokość uzależniona jest od ilości obsługiwanych automatów sprzedających – im więcej automatów tym niższa opłata jednostkowa.
  • Dla automatów vendingowych z telemetrią – miesięczna opłata abonamentowa za transmisję danych telemetrycznych z automatu od systemu Evendo (moduł GSM).
  • Dla operatorów wdrażających telemetrię – koszt pozyskania niezbędnego sprzętu, czyli modemów GSM do instalacji w automatach sprzedażowych. Modemy GSM do obsługi telemetrii firma może sobie zakupić, ale możliwa jest również dzierżawa urządzeń.
Świadomie i celowo nie podajemy w tym miejscu konkretnych kwot ze względu na pędzące zmiany rynkowe i możliwość szybkiej dezaktualizacji podanych cen. Poza tym wymienione wyżej koszty mogą się różnić w zależności od indywidualnej sytuacji i potrzeb każdej konkretnej firmy operatorskiej. Ceny różnią się w zależności od ilości automatów vendingowych obsługiwanych przez daną firmę lub mogą być również ustalane indywidualnie. 

System zarządzania przedsiębiorstwem VENDIM

Firma Vendim stworzyła narzędzie dla firm vendingowych, które w zamierzeniu ma umożliwić sprawne, zautomatyzowanie i kompleksowe zarządzanie każdym procesem w firmie operatorskiej i koordynację pracy całego przedsiębiorstwa.

Jest to rozwiązanie IT znacznie ułatwiające kontrolę pracy, sprzedaży, transakcji, płatności, obsługi automatów, czynności pracowników, operowania stanami magazynowymi.

Istotną cechą systemu zarządzania przedsiębiorstwem Vendim jest sposób, w jaki działa tutaj sama telemetria. A raczej zarządzanie przepływem informacji na odległość. Bowiem zaproponowane przez firmę Vendim rozwiązanie różni się o popularnych narzędzi telemetrycznych pod względem wymagań sprzętowych. Korzystanie z tradycyjnych systemów telemetrycznych wiąże się z koniecznością zakupu dodatkowych urządzeń, modemów i ich montowania wewnątrz automatów sprzedających.

Natomiast w przypadku systemu Vendim nie ma potrzeby stosowania dodatkowych modemów. Niemniej tutaj również mamy możliwość odbierania z automatów informacji o sprzedaży produktów, statystykach i innych rejestrowanych w automatach danych. Wykorzystywany jest do tego system EVA-DTS.

Wprawdzie tutaj także potrzebne będą dodatkowe urządzenia. System EVA-DTS wymaga specjalnych terminali dla pracowników terenowych. Nie trzeba jednak kupować osobnego urządzenia dla każdego automatu vendingowego. Jeden serwisant wyposażony w jedno takie urządzenie może obsługiwać więcej automatów.

A poza tym, jedno urządzenie może być wykorzystywane przez kilku serwisantów – na przykład jeśli pracują w trybie zmianowym. Zatem same rozwiązania sprzętowe prezentują się tutaj nieco inaczej niż w przypadku telemetrii.

Dzięki temu wdrażanie systemu Vendim w swojej firmie można podzielić na etapy, przez co nie musimy przeciążać firmowego budżetu większym jednorazowym wydatkiem na zakup modemów do każdej maszyny. Wprawdzie systemów telemetrycznych opartych na modemach GSM również nie musimy wdrażać od razu w całej naszej sieci maszyn jednocześnie. Mimo to rozwiązanie wykorzystujące system EVA-DTS wydaje się być mniej obciążające sprzętowo, a tym samym inwestycyjnie i finansowo.

Można tutaj na przykład oddelegować tylko jednego pracownika-serwisanta do pilotażowego testu nowego rozwiązania i zastosować go do wybranej grupy automatów, którymi ten właśnie pracownik się opiekuje.

Spośród innych dość istotnych cech systemu Vendim, warto również zwrócić uwagę na fakt, że system ten można zintegrować z systemami magazynowo-księgowymi, co z pewnością będzie mile widziane wśród części pracowników – zwłaszcza tych, którzy w naszej firmie prowadzą księgowość.

Elementy systemu Vendim

Aplikacja Vendim Connect

Vendim Connect jest aplikacją działającą na smartfonach z systemem Android. Jak łatwo możemy się już domyśleć, jest ona przeznaczona do użytku serwisantów i służy do pracy w terenie.

Aplikacja Vendim Dashboard

Vendim Dashboard jest to aplikacja służąca do pracy z poziomu przeglądarki internetowej. Zawiera funkcjonalny panel zarządzania logistyką, stanami magazynowymi, pracą automatów vendingowych. Pozwala na realizację raportów i daje możliwość konfiguracji systemu.

Konektor Bluetooth

Konektor Bluetooth to narzędzie, dzięki któremu możemy importować dane z automatów, w których zaimplementowany został system EVA-DTS.

Zarządzanie pracą serwisantów w firmie

Zarządzając realizacją codziennych procesów w naszej firmie musimy uwzględnić takie czynniki/zmienne jak:
  • wykaz posiadanych w firmie automatów sprzedających oraz zainstalowanych w nich systemów płatności
  • organizacji pracy serwisantów – jaką grupę maszyn obsługuje dany pracownik, jaka grupa pracowników obsługuje daną grupę maszyn, którzy pracownicy korzystają z danego samochodu i inne w zależności od potrzeb danej firmy
  • kontrola standardowych procesów, takich jak wypłaty gotówki z automatów, wydanie towaru, limity paliwowe dla samochodów służbowych, stany magazynowe automatów itp.

Obsługa maszyn w terenie

Zarządzając pracą w terenie należy uwzględnić następujące czynniki:

Kiedy dany automat / automaty serwisuje 2 lub więcej pracowników
  • wprowadzanie do systemu danych informujących o stanie bieżącym, uzupełnienia towaru przez danego serwisanta (generowane dokumenty: INm, PA, KP, DO)
  • inwentaryzacje magazynu pracownika – w praktyce zwykle jest to prosta czynność, która sprowadza się do dokonania spisu z natury stanu samochodu dostawczego (generowane dokumenty: IN)
  • inwentaryzacje magazynu lub magazynów fizycznych przeprowadzane przez magazyniera – również spis z natury (generowane dokumenty: IN)
Kiedy dany automat obsługiwany jest przez tylko jednego pracownika
  • wprowadzanie danych o stanie doładowania lub pobranie danych EVA-DTS przez pracownika (generowane dokumenty: PA, KP, DO)
  • inwentaryzacje automatu (generowane dokumenty: INm)
  • inwentaryzacje magazynu pracownika, czyli stanu powierzonego mu samochodu (generowane dokumenty: IN)
  • inwentaryzacje magazynu lub magazynów fizycznych przeprowadzane przez magazyniera – spis z natury (generowane dokumenty: IN)

Moduł Konfiguracji Maszyn Sprzedających

Jest to narzędzie, które służy do przechowywania w systemie i administracji danych na temat każdego automatu sprzedającego w przedsiębiorstwie – model maszyny, zastosowane w niej systemy płatnicze, system EVA-DTS (jeśli jest obecny w automacie), sposób jego obsługi i przede wszystkim zastosowana w danym automacie konfiguracja produktowa – ilość dostępnych w maszynie wyborów i sposób ich wykorzystania (oferowane produkty).

Konfiguracja automatów do kawy uwzględnia zestaw wydawanych przez kawomat napojów wraz z ich recepturami. Każdy napój to zestaw odpowiednich składników, czyli produktów sypkich (kawa, cukier, mleko w proszku itp.). Każdy składnik w napoju to odpowiednia jego jednostek – ilość kawy i innych produktów na porcję napoju zazwyczaj wyraża się w gramach. Ilość kubków w postaci sztuk i tak dalej.

Konfiguracja automatów z przekąskami najczęściej dotyczy automatów sprężynowych. W tym przypadku nie ma potrzeby przeliczania produktów na gramy. Ilość wyraża się w jednostkach (po prostu 1 baton, 1 puszka coli itd.).

Program pozwala na ustalenie i zapisanie konkretnych szablonów konfiguracyjnych. Dzięki temu praca staje się łatwiejsza, gdyż raz zdefiniowane szablony można szybko wprowadzić i zastosować dla nowych maszyn w naszej firmie.

W przypadku zmian konfiguracji dla danych automatów – w systemie mamy zapisaną i dostępną całą historię takich zmian i poprzednich szablonów konfiguracyjnych, jakie w przeszłości w danym automacie były stosowane.

Co więcej, można również zdefiniować naklejek z instrukcją dla serwisantów umieszczanych wewnątrz maszyn. Instrukcje takie zawierają dokładne informacje o procedurach obsługi danej maszyny. Takie procedury można ustalać osobno dla każdego automatu. W znacznym stopniu pozwala to wyeliminować ryzyko popełnienia błędu przez serwisanta podczas wykonywania rutynowych czynności.

Przykładowe informacje, które można umieścić na takiej naklejce:

Inwentaryzacja monet
- Pobierz dane poprzez VC i konektor
- Zaznacz „Inwentaryzacja Monet” w VC, zapisz pobrane dane
Zmiana konfiguracji (ceny/receptury/produktu/nr wyboru)
- Pobierz dane poprzez VC i konektor
- Zmień konfigurację w VC i zapisz pobrane dane
- Zmień konfigurację w maszynie
Inwentaryzacja produktów
- Doładuj produkty na sprężynach
- Pobierz dane poprzez VC i konektor
- Wybierz opcję „Inwentaryzacja” i wprowadź ilości produktów PO DOŁADOWANIU. 

Moduły Zakupy i Sprzedaż

Jest to narzędzie, w którym znajdujemy standardowe dokumenty księgowe, takie jak faktóry zakupów, faktury sprzedaży wraz z ich ewentualnymi korektami. W kontekście specyfiki działania przedsiębiorstw vendingowych pewnym ewenementem jest tutaj paragon (PA).

Paragon jest tutaj powiązany w systemie z konkretnym automatem, natomiast konkretne pozycje z numerami sprężyn w automatach sprężynowych lub innych wyborów w przypadku innego typu maszyn. Dzięki temu mamy możliwość przeprowadzenia analiz sprzedaży z uwzględnieniem konfiguracji produktowej każdej maszyny vendingowej.

Moduł Magazyn

Jest to narzędzie nieco podobne do Modułów Sprzedaż i Zakupy. W tym jednak miejscu zarządzamy dokumentami magazynowymi. Jedną z ciekawych opcji tego narzędzia jest funkcjonalność, dzięki której zarejestrowanie paragonu dla danego automatu (np. kawomatu) zostaje wygenerowany dokument – wydanie zewnętrzne – zawierający składniki sprzedanego napoju.

Jeśli więc kawomat wyda klientowi słodką kawę z mlekiem to wygenerowany dokument będzie zawierać produkty pobrane w celu jego przyrządzenia (kawa, cukier, mleko w proszku, kubek). A sam paragon będzie zawierać recepturę tego napoju.

Co więcej, dzięki aplikacji Vendim Connect możemy dodawać przesunięcia magazynowe poprzez samo zeskanowanie kodów produktów, co zdecydowanie ułatwia realizację procedur związanych z wydawaniem produktów z magazynu.

Moduł Magazyn usprawnia również zamykanie inwentaryzacji magazynu generując niezbędne dokumenty dla stanów magazynowych oraz generuje stosowne raporty uwzględniając wszelkie informacje z określonego okresu rozliczeniowego. Natomiast spis z natury w terenie (głównie dla stanów magazynowych samochodów pracowników) możemy sprawnie zrobić korzystając z aplikacji mobilnej.

Moduł Rozrachunki

Wszelkie płatności w naszej firmie rozliczymy za pomocą modułu Rozrachunki. Znajdujemy tutaj wykaz dokumentów Kasa przyjmie, które powiązane są z wygenerowanymi paragonami.

Dokumentacja obejmuje wartość oczekiwaną skalkulowaną w oparciu albo o paragony albo o danych pobranych z systemu EVA-DTS – to zależy od decyzji właściciela firmy i przyjętych procedur obsługi wszystkich lub części automatów w danej firmie. Uwzględnioną tutaj mamy także wartość ze spisów z natury, wprowadzonych przez odpowiednią osobę.

Dokumentacja Kasa przyjmie tworzone są każdorazowo, gdy bilon pobierany jest z automatu/zasobnika na monety. Jednak przychody ze sprzedaży przy użyciu kart chipowych nie są uwzględniane. A poprawność całego rozliczenia domyślnie przyjmuje, że serwisant podczas podejmowania bilonu z cashboxu bezbłędnie uzupełnił tuby na monety do wcześniej założonego poziomu.

Moduł Administracji

W tym miejscu administrator systemu przydziela pracownikom firmy stosowne uprawnienia w zakresie dostępu do przetwarzanych w systemie danych oraz informacji – adekwatnie do pełnionej przez danego pracownika funkcji oraz jego kompetencji.

W systemie zarządzania przedsiębiorstwem Vendim mamy wiele modułów i różne rodzaje danych. Administrator może udostępniać poszczególnym pracownikom i innym użytkownikom systemu zakres informacji niezbędny do wykonywania ich obowiązków. I jednocześnie może zdefiniować zakres danych poufnych, do których dostęp będą mieć jedynie wybrane w firmie osoby.

Moduł Zestawień (raportowania)

Jest to bardzo przydatne w zarządzaniu narzędzie analityczne. Możemy tutaj przeglądać szczegółowe raporty, które nam bardzo przejrzyście przedstawiają sytuację w naszym biznesie. Korzystając z tego modułu możemy analizować dane i oceniać różne czynniki mogące mieć wpływ na wielkość sprzedaży i naszych dochodów. I oczywiście podejmować trafne decyzje, na podstawie których wdrożymy stosowne modyfikacje, zoptymalizujemy działanie firmy i zmaksymalizujemy zyski.

Dla osób zarządzających firmą jest to chyba narzędzie najważniejsze i najistotniejsze z punktu widzenia planowania strategii i rozwoju przedsiębiorstwa.

Możemy tutaj tworzyć zestawienia według wybranych kategorii zdarzeń i z uwzględnieniem wybranych czynników. Dostępne kryteria to między innymi: magazyny, automaty, serwisanci, produkty i receptury, okres. Na ich podstawie sporządzimy raport zgodnie z naszymi aktualnymi potrzebami.

Poniższy przykład przedstawia przykładowe rodzaje zestawień, jakie możemy uzyskać z systemu zarządzania przedsiębiorstwem firmy Vendim.
  • Sprzedaż – całkowita/bieżąca według automatów/produktów
  • Sprzedaż – najlepsza/najgorsza sprzedaż według sprężyn/wyborów
  • Sprzedaż – rentowność sprzedaży
  • Sprzedaż – zysk według automatów/produktów
  • Magazyn – bieżący zapas
  • Magazyn – inwentaryzacja magazynu
  • Magazyn – straty
  • Magazyn – zwroty
  • Magazyn – wskaźnik obrotu magazynowego
  • Magazyn – wystarczalność
  • Rozrachunki – nierozliczone według automatów/magazynów
  • Rozrachunki – rozliczone według automatów/magazynów
  • Zakupy – według produktów
  • Zakupy – według dostawców
  • Zakupy – zapotrzebowania
  • Maszyny – szczegóły sprzedaży
  • Maszyny – zdarzenia
Możliwe jest oczywiście dodawanie innych zestawień – zgodnie z oczekiwaniami konkretnego operatora vendingowego.

Moduł Zestawień wprawdzie nie znajduje zastosowania w codziennym funkcjonowaniu firmy i realizacji rutynowych procesów. Nie powinien on być również w ogóle dostępny dla zwykłych pracowników. Jednak może on stać się nieocenioną pomocą dla zarządu firmy podczas podejmowania kluczowych dla biznesu decyzji.

Na podstawie dotychczasowych doświadczeń przedstawionych w takiej formie można znacznie łatwiej i sprawniej wyciągać wnioski i decydować o wprowadzeniu ulepszeń i zmian optymalizacyjnych, takich jak choćby wymiana sprzętu, rezygnacja z określonych lokalizacji, zmiana dostawców, modyfikacja oferty asortymentowej, zmiany cen produktów, czy też zmiana pracownika.

Na podstawie analizy zebranych danych możemy również prognozować rentowność przyszłych inwestycji. Analizując np. zestawienie według dotychczas obsługiwanych punktów handlowych możemy ocenić ich potencjał dochodowy porównując je z innymi podobnymi o podobnej wielkości/lokalizacji/natężenia ruchu pieszych itp. (na przykład szkoły w podobnych miejscowościach o podobnej wielkości, zakłady pracy o określonym średnim wynagrodzeniu i inne według potrzeb i okoliczności).

Przykłady raportów

Sprzedaż – zysk według maszyn i produktów:
- Zysk na produkcie Snickers od 1 stycznia do 31 marca z automatów X, Y, Z (komentarz: automaty działające w urzędach… lub automaty działające w akademikach… lub automaty po ostatnim rebrandingu itp.).

Automaty – szczegóły sprzedaży:
- analiza średniego zużycia składników na recepturę pogrupowana według automatów obsługiwanych przez serwisanta Jana B.

Sprzedaż – najlepsza/najgorsza sprzedaż według sprężyn:
- Analiza sprzedaży w punkcie X

Posiadając taką wiedzę znacznie łatwiej możemy zagospodarować nową lokalizację planując już z góry jej rentowność i posiadając konkretne założenia w zakresie oferty produktowej, cen produktów, wysokości czynszu za wynajem powierzchni pod instalację automatu i innych dostępnych danych.

A kiedy wiemy już dokładnie w jaki sposób chcemy zoptymalizować i wykorzystać funkcjonalności aplikacji Vendim Dashboard dla naszych indywidualnych potrzeb, wówczas możemy stosownie skonfigurować definicje zestawień i praktycznie w 100% zautomatyzować pracę dzięki automatycznie generowanym powiadomieniom.

Wedle życzenia istnieje na przykład możliwość zaprogramowania odpowiednich raportów np. co 24 godziny z danymi w zakresie stanów magazynowych i docelowo dzięki temu zoptymalizować procesy logistyczne. I tak dalej. 

Wykaz głównych dokumentów w systemie zarządzania Vendim

1.
PA – Paragon – sprzedaż detaliczna
Dokument sprzedaży powiązany z automatem i magazynierem, pozycje są powiązane z numerami wyboru. Jest on generowany zależnie od scenariusza, na podstawie:
  • danych EVA-DTS pobranych przy użyciu Vendim Connect
  • dokumentu INm wprowadzonego przez Vendim Connect
  • danych EVA-DTS z istniejącego systemu telemetrycznego
W wypadku sprzedaży przez automaty do kawy, jego pozycje zawierają również receptury.

2.
KP – Kasa przyjmie
Dokument księgowy powiązany z jednym bądź więcej paragonem, generowany podczas wyciągania monet przez serwisanta.

3.
FK – Faktura zakupu
Dokument wprowadzający towar na magazyn, tworzony przez magazyniera bądź księgowego. Może pochodzić z zewnętrznego systemu księgowego.

4.
FS – Faktura sprzedaży
Dokument służący do wprowadzania sprzedaży poza automatami.

5.
WZ – Wydanie zewnętrzne
Dokument magazynowy generowany na podstawie paragonów oraz faktur sprzedaży. W wypadku sprzedaży przez automaty do kawy, w odróżnieniu od paragonu jego pozycje nie zawierają receptur, tylko składniki wyliczane na podstawie konfiguracji receptury.

6.
PZ – Przyjęcie zewnętrzne
Dokument magazynowy generowany na podstawie faktur zakupu.

7.
RW – Rozchód wewnętrzny
Dokument magazynowy opcjonalnie generowany po zamknięciu inwentaryzacji w wypadku wystąpienia braków w magazynie.

8.
PW – Przychód wewnętrzny
Dokument magazynowy opcjonalnie generowany po zamknięciu inwentaryzacji w wypadku wystąpienia nadstanów w magazynie.

9.
DO – Doładowanie
Dokument magazynowy reprezentujący doładowany towar do automatu, pozycje powiązane są z wyborami, wprowadzany przez serwisanta poprzez Vendim Connect.

10.
IN – Inwentaryzacja
Spis towaru z natury w automacie, może być wprowadzany przez Vendim Connect. Zależnie od scenariusza, używany do zamknięcia okresu inwentaryzacyjnego bądź obliczenia sprzedaży bieżącej (PA).

Ile kosztuje wdrożenie systemu zarządzania Vendim

Koszt związany z wdrożeniem i stosowaniem w naszej firmie systemu zarządzania przedsiębiorstwem Vendim musimy podzielić na dwie części składowe.

Po pierwsze, koszt zakupu urządzeń dla serwisantów – niezbędny do pracy w trybie systemu Vendim – smartfonów z systemem Android. Jednak w zasadzie dziś takiego smartfona posiada każde nawet dziecko, więc być może da się tą kwestię pozostawić do uzgodnienia z pracownikami, tym bardziej, że również dla serwisantów bardziej wygodne będzie noszenie w terenie jednego smartfona zamiast dwóch – prywatnego i służbowego.

Dla każdego serwisanta będzie potrzebny także zakup konektora Bluetooth.

Po drugie, koszt stały w postaci miesięcznego abonamentu – miesięczna stawka x ilość obsługiwanych automatów.

Natomiast konkretnych cen i kwot w tym miejscu nie podajemy z tych samych przyczyn, co w przypadku omawianego wcześniej systemu telemetrii Evendo. 



NAJPOPULARNIEJSZE
POMYSŁ NA BIZNES
MARKETING
EDUKACJA
BIZNES
EMAIL MARKETING
POPULARNE KATEGORIE


Regulamin Serwisu Polityka Prywatności Mapa Serwisu
Copyright zysk24.com © 2011-2021.
All Rights Reserved